دفاتر قانونی

نکات مهم در نحوه ثبت دفتر روزنامه

  • هنگام ثبت آرتیکل(حسابداری دو طرفه) ابتدا حسابهای بدهکار و سپس حسابهای بستانکار هر کدام در یک سطر دفتر روزنامه ثبت می شود. مبالغ مربوط به حسابهای بدهکار و مقابل نام حساب و مبالغ مربوط به حسابهای بستانکار در ستون بستانکار و مقابل نام حساب ثبت خواهد شد.
  • سفید گذاشتن سطرهای دفتر روزنامه ، درج نام حسابها بین سطور، کشیدن خط تفکیک کننده آرتیکلها بین خطوط جایز نیست.
  • تراشیدن، لاک گرفتن و هرگونه مخدوش کردن عنوان حساب یا اقلام ثبت شده به منظور انجام اصلاحات یا هر اقدام دیگر ممنوع است. در صورت بروز اشتباه در ثبت، خط روشن و باریکی ترجیحا به رنگ قرمز روی ثبت اشتباه کشیده شده و رقم درست بالای آن درج می شود.
  • جمع پایان هر صفحه باید به ابتدای صفحه بعد انتقال داده شود. بنابراین در انتهای صفحات جمع ستونهای بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد.
  • شماره سریال اسناد حسابداری درهر سال از شماره یک شروع و به طور مسلسل تا پایان سال ادامه خواهد یافت.

نکات مهم در نحوه ثبت دفتر کل

  • درابتدای سال صفحات موردنیاز برای هرحساب با توجه به پیش بینی گردش آن مشخص وبه حساب موردنظر اختصاص می یابد.
  • اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه به ترتیب از سند شماره یک به بعد به دفتر کل منتقل می شوند تا از جا افتادن اقلامی که موجب ثبت آن در اقلام و تاریخ واقعی خود می شودجلوگیری به عمل آید.
  • دفتر کل نیز مانند دفتر روزنامه از زمره دفاتر قانونی است که امکان تغییر و تکرار و تعویض در آن وجود ندارد و باید نهایت دقت را در نوشتن آن به کار برد.
  • اگر در ثبت دفتر کل اشتباهی رخ داد باید روی مطلب خط نازکی کشیده و رقم درست را بالای آن وارد کرد و از مخدوش کردن، پاره کردن صفحات، لاک گرفتن، تراشیدن و هر کاری که مطلب را ناخوانا کند جدا خودداری شود زیرا این کار غیر قانونی است.

برای محاسبه مانده هر حساب از دو روش استفاده می شود:

اول: محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بدهکار و محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بستانکار و محاسبه تفاوت این دو جمع.

دوم: بعد از ثبت اولین رقم، حساب دارای مانده ای می شود، اگر این مانده بدهکار باشد اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بدهکار یا بستانکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بدهکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بستانکار خواهد بود. هم چنین بعد از ثبت اولین رقم حساب، اگر حساب دارای مانده بستانکار شود اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بستانکار یا بدهکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بستانکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بدهکار خواهد بود.

نتیجه کار از هر دو روش باید یکسان باشد تا به این ترتیب از صحت عملیات اطمینان حاصل شود.

برای شروع تحریر دفاتر قانونی شما با این واژه ها آشنایی کامل داشته باشید:

نحوه تعدیلات سنواتی، محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستن حسابهای موقت، نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار، تسلط کامل بر مانده گیری حسابها طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حسابها، تسلط کامل برایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلندمدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده،محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال ، استعلام طرف حسابهای بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق.این روش صحیح و حرفه ای نگارش دفاتر است.

شما باید در هر هفته با حوصله و دقت شروع به دفتر نویسی کنید نه پایان سال و یکباره ،با چندین بار مطالعه ایین نامه به همراه تمرین در دفتر چرک نویس و پیاده سازی کامل گام در مرحله اول میتوانید مهمترین صورتهای مالی را هم طبق استانداردهای حسابداری بدست اورید.

پیشنهاد میکنیم برای تحریر دفاتر قانونی از خودکاری که جوهر پس نمیدهد استفاده کنید

میتوانید اسناد حسابداری قطعی رابا ضمائم و پیوست کنترل کنید ودر زونکن های شماره دار به صورت مرتب نگهداری کنید.

همچنین قبل از ابلاغ کارشناس مالیاتی خود می توانید گزارشات فوق را کنترل و آماده کنید :

تراز کل و معین چهار ستونی، گزارش موجودی انبار، زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه، گزارش بدهکاران ،گزارش بستانکاران …

حتما نکات زیر را رعایت کنید تا دفاتر قانونی شما مشکوک به رد شدن در ادارات مالیاتی نشود:

  • عدم ثبت فروش و در آمد در دفاتر و یا کمتر ثبت کردن آنها از طریق به وجود آوردن خریداران ساختگی و شماره اقتصادی جعلی و یا شماره اقتصادی دیگران ، مخصوصآ مؤسساتی که فروش کالای آنها از طریق شعبه ، نمایندگی ، کارگزار و توزیع کننده به عمل می آید.
  • حساب سازی و حساب به حساب کردن ، ثبت فروش یادرآمد در حسابهای بستانکاران ، شرکاء و غیره ممنوع است
  • ثبت خرید کالا و دارایی در حساب هزینه برخلاف موازین مربوطه ممنوع است
  • حساب مشتریان بابت برگشت واهی کالا و منظور نمودن تخفیفات نقدی ساختگی به حساب مشتریان بستانکار شود
  • دارایی های مستهلک شده از حسابها به منظور کتمان درآمد و فروش آنها در زمان واگذاری یا انحلال خارج شود
  • تسعیر غیر واقعی نرخ ارز به منظور کتمان سود و نشان دادن زیان
  • انعقاد قراردادهای صوری و فاکتورهای ساختگی خرید مواد و کالا و اسناد هزینه
  • عدم  توجه به سامانه ماده ۱۶۹ و ثبت برخی از هزینه ها به منظور کتمان برخی از در آمد ها
  • عدم تطابق وزن با پته ها در مدارک انبارداری
  • هزینه های مستقیم خرید یا واردات کالا در حساب هزینه های جاری
  • متورم کردن مبلغ مندرج در فاکتور های خرید و هزینه ها از طریق تبانی با مشتری
  • منظور نمودن هزینه های واهی و شخصی به حساب هزینه های شرکت
  • ارائه صورتحساب های خرید و هزینه ها بیش از یک بار به حسابرسان
  • خرروج کالای سالم از حسابها به عنوان ضایعات و عدم ثبت فروش آنها در دفاتر
  • عدم  دست کاری در وسایل اندازه گیری کالا ( کم فروشی )  و عدم ثبت فروش واقعی در دفاتر
  • عدم منظور نمودن مطالبات لاوصول واهی و یا عدم ثبت وصول مطالبات حذف شده