صورت جلسه چیست؟
صورتجلسه به معنای نوشته‌ای است که رویدادهای جلسه در آن ثبت می‌شود . به‌طورمعمول شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت‌کننده، تصمیمات اتخاذشده و دیگر اطلاعات ضروری مرتبط با موضوع جلسه می‌باشد. مکمل تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می‌کند و باید به امضا کلیه شرکا برسد.ثبت تغییرات شرکت ها و تصمیمات شرکت ها در قدم اول نیازمند تنظیم صورتجلسه است. به موجب ماده ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت تغییرات ذیل در شرکت‌ها الزامی است و بدین ترتیب تنظیم صورتجلسه تصمیمات و تغییرات شرکت ها نیز الزامی می‌باشد:
تغییراساسنامه :
شرکت‌ها معمولا برای مدت طولانی تشکیل می‌شوند. از این رو در طول حیاتشان ممکن است با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی روبه رو شوند؛ لذا منطبق شدن با این تغییرات امری اجتناب ناپذیر می‌باشد .تنها راه چاره برای این تطابق ، تغییر اساسنامه شرکت می‌باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق‌العاده صورت می‌گیرد. برای ثبت تغییرات و معتبر بودن آن تنظیم صورتجلسه ضروری می‌نماید.
تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر:
یکی از مسائلی که در اساسنامه شرکت باید قید گردد مدت شرکت می‌باشد . مدت شرکت در اساسنامه می‌تواند محدود یا نامحدود باشد . در صورت محدود بودن مدت شرکت ، تمدید مهلت شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می‌باشد .برای ثبت افزایش مدت شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه و ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.
انحلال شرکت،حتی در مواردی که انحلال به واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد:
انحلال شرکت به معنای پایان عمر شرکت است . انحلال شرکت به هر دلیلی صورت گیرد نیازمند تنظیم صورتجلسه و ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد .در صورتجلسه‌ی انحلال شرکت، کلیه ی اعضاء می‌بایست آن را امضاء کنند. اگر حتی عضوی از شرکت رضایت به انحلال نداشته باشد انحلال شرکت منتفی می‌گردد و دگر شرکا باید درخواست خود را به دادگاه ارائه دهند.
ورود و خروج بعضی از شرکا از شرکت :
تغییر شرکا در طول حیات شرکت در فروض مختلفی قابل تصور است. ممکن است یکی از شرکا بخواهد سهم خود را به دیگری انتقال دهد؛ ممکن است شرکا بخواهند شریکی را از شرکت اخراج کنند. هم‌چنین ممکن است شریکی فوت کند یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد. در هر یک از این موارد خروج یا تبدیل شرکا باید صورتجلسه مجزا تنظیم گردد .
تغییر اسم شرکت :
برخی از شرکت‌ها به دلایل متفاوتی تمایل به تغییر نام شرکت خود دارند. البته بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییری پیدا نمیکند و تنها نام سابق آن تغییر می‌کند. برای تغییر نام شرکت باید مجمع عمومی فوق العادهای تشکیل گردد که با تنظیم صورتجلسه، تغییر نام توسط اعضا امضاء شود.
هر تقسیم راجع به مورد معین ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت:
در ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت در ماده‌ی نهم نظامنانه‌ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
برای ثبت هر یک از این تغییرات، نیازمند تنظیم صورتجلسه و ارائه آن به سازمان ثبت شرکت‌ها می‌باشد. از این رو در این مطلب و مطالب آتی برآنیم تا شما را با صورتجلسه و نحوه تنظیم و تدوین آن آشنا سازیم
تنظیم صورتجلسه
تنظیم صورتجلسه تصمیمات و تغییرات شرکت ها به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم می‌گردد. دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد. متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونه‌های ارائه‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم گردد. پس از تنظیم صورتجلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کرد.
هر صورتجلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمت‌های مختلفی می‌باشد؛ اما تقریبا تمامی صورتجلسه‌ها می‌بایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل به‌صورت کامل می‌بایست قید گردد:
مشخصات اعضای جلسه:
نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از افراد حاضر و غایب در جلسه می‌بایست در قسمت مشخصی در صورتجلسه درج گردد.
دستور جلسه:
هدف تشکیل و برگزاری جلسه از ضروریات هر صورتجلسه است و از قبل می‌بایست به اطلاع اعضای جلسه رسیده باشد.
تصمیمات اتخاذشده:
تصمیمات و مصوبات جلسه می‌بایست در صورت جلسه نوشته شود. گاهی نیز الزامی است که در صورتی که عضوی از جلسه با مصوبات و یا تصمیمات اتخاذ شده مخالف باشند، می‌بایست اسامی آن‌ها به همراه دلایل مخالفت آن‌ها در صورتجلسه درج شود.
زمان جلسه:
تاریخ برگزاری جلسه و زمان دقیق شروع جلسه از موارد ضروری همه صورتجلسه‌ها می‌باشد.
مکان جلسه:
مکانی که جلسه در آن برگزار می‌شود می‌بایست به صورت شفاف در صورتجلسه درج شود به‌طوری که مکان درج شده برای تمامی اعضای حاضر در جلسه شناخته شده و بدون ابهام باشد.
تکلیف جلسه بعدی:
چنانچه اهداف جلسه در یک جلسه محقق نشود و نیل به اهداف نهایی جلسه مستلزم برگزاری جلسه‌ای دیگر باشد، در صورتجلسه می‌بایست زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم اجرا تا جلسه آتی درج گردد.
امضاء شرکت‌کنندگان:
تمامی اعضای شرکت‌کننده در جلسه –اعم از دارای حق رای و بدون حق رای- می‌بایست پس از مطالعه دقیق مطالب مندرج در صورتجلسه، آن را امضا نمایند.
انواع صورتجلسه
صورتجلسه را به شیوه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی نمود که در ادامه بیان می‌شود:
تقسیم‌بندی بر اساس نوع شرکت:
- صورتجلسه شرکت‌های با مسئولیت محدود
- صورتجلسه شرکت‌های سهامی خاص
- صورتجلسه شرکت‌های سهامی عام
- صورتجلسه شرکت‌های تضامنی
- صورتجلسه شرکت‌های تعاونی
- صورتجلسه شرکت‌های نسبی
- صورتجلسه شرکت‌های مختلط سهامی
- صورتجلسه شرکت‌های مختلط غیر سهامی
تقسیم‌بندی بر اساس مرجعی است که صورتجلسه در آن تنظیم گردیده است:
- صورتجلسه مجمع عمومی مؤسس
- صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
- صورتجلسه هیئت مدیره
تقسیم‌بندی بر اساس موضوع جلسه:
- صورتجلسه نقل‌وانتقال سهم‌الشرکه
- صورتجلسه افزایش یا کاهش سرمایه شرکت
- صورتجلسه تغییر مفاد اساسنامه
- صورتجلسه در خصوص انتخاب هیئت مدیره و بازرسین
- صورتجلسه تغییر آدرس ،نام ،موضوع ، حق امضا
- صورتجلسه تعیین سمت و تمدید اعضا هیئت مدیره
- صورتجلسه تاسیس شعبه داخلی
- صورتجلسه تغییر آدرس به واحد ثبتی دیگر
- صورتجلسه ورود،خروج هیئت مدیره یا سهامداران
مطالب مرتبط :